Zdroj fotografie je: Magnific.com
Grafici, vývojáři, fotografové, copywriteři nebo konzultanti: velká část freelancerů pracuje na Macu. Když ale přijde řeč na účetnictví, narazí na stejný problém. Řada tradičních českých účetních programů vznikala pro Windows a na macOS buď nefunguje vůbec, nebo jen přes virtualizaci. Proto stojí za to položit si otázku jinak. Nehledat ideální program pro Mac, ale rozhodnout, zda si účetnictví vést sám, nebo ho svěřit online účetní.
Odpověď závisí na tom, kolik má freelancer faktur, jestli je plátcem DPH, zda nakupuje služby ze zahraničí a hlavně kolik času je ochoten nad papíry trávit. Pojďme projít obě cesty.
Ještě před samotným srovnáním se vyplatí vědět, co vlastně OSVČ musí vést. Neplátce DPH s paušálními výdaji nebo v paušálním režimu má evidenci velmi jednoduchou. Plátce DPH se skutečnými výdaji už potřebuje evidovat přijaté i vydané doklady, podávat přiznání k DPH a kontrolní hlášení a hlídat řadu termínů během roku.
Cesta první: účetní software na Macu
Na Macu dnes fungují především webové fakturační a účetní aplikace, které běží v prohlížeči. Safari, Chrome ani Firefox s nimi nemají problém a data jsou v cloudu, takže se k nim freelancer dostane i z iPadu nebo iPhonu. Klasické desktopové programy pro Windows lze spustit přes virtualizaci, ale pro jednoho člověka to bývá zbytečně složité a drahé.
Výhody vlastního softwaru
- přehled o fakturách a platbách v reálném čase,
- nižší měsíční náklady, pokud jde o jednoduchou agendu,
- plná kontrola nad tím, co a kdy se zadá,
- u webových aplikací přístup odkudkoli bez instalace.
Nevýhody a rizika
- software nehlídá, zda je výdaj daňově uznatelný,
- za správnost přiznání k DPH a kontrolního hlášení odpovídá podnikatel sám,
- změny zákonů je nutné sledovat a pochopit,
- čas strávený účetnictvím chybí pro placenou práci.
Program je nástroj, ne účetní. Vystaví fakturu a sečte čísla, ale neřekne, že reklama nakoupená přes zahraniční platformu může vést k povinnosti registrace jako identifikovaná osoba nebo že licenci na software od americké firmy je potřeba v daňovém přiznání ošetřit jinak než nákup v českém obchodě.
Cesta druhá: online účetní
Druhou možností je předat účetnictví odbornici, se kterou se freelancer nikdy nemusí potkat osobně. Doklady posílá elektronicky, faktury vystavuje ve sdíleném systému a účetní se stará o zaúčtování, přiznání a termíny. Pro uživatele Macu je to přirozená volba: komunikace probíhá přes e-mail, sdílené složky nebo klientský portál, tedy přes nástroje, které na macOS fungují bez problémů.
Tak funguje například online účetnictví, které poskytuje Ucetio.cz. Účetní Veronika Zázrivcová má více než dvacet let praxe a s klienty z celé České republiky spolupracuje na dálku, podnikatele z Karlovarského kraje může navštívit i osobně. Klienti mají k dispozici portál pay.ucetio.cz, ve kterém vystavují faktury, generují QR platby a sledují párování plateb z banky. Portál běží v prohlížeči, takže na Macu, iPadu i iPhonu funguje stejně.
Srovnání v praxi
Pro rychlou orientaci pomůže jednoduchý přehled, kdy která varianta obvykle dává smysl:
- Neplátce DPH, pár faktur měsíčně, paušální režim: stačí jednoduchá webová fakturace, účetní nemusí být nutná.
- Neplátce se skutečnými výdaji a nákupy ze zahraničí: vlastní program je možný, ale vyplatí se aspoň roční kontrola od účetní.
- Plátce DPH, pravidelné zahraniční služby, zaměstnanci nebo s.r.o.: online účetní obvykle ušetří víc času i rizika, než stojí.
Rozhodující je i povaha samotného freelancera. Někdo má rád čísla pod kontrolou a účetnictví ho nebaví jen trochu. Jiný ho nesnáší natolik, že doklady odkládá až do března a pak řeší všechno najednou. Pro druhou skupinu je externí účetní spíš pojistkou než luxusem. Hraje roli i cena vlastního času: hodina strávená tříděním účtenek je hodina, kterou freelancer nemůže vyfakturovat klientovi, a u zkušených profesionálů to není zanedbatelná položka. Podrobnější rozbor obou přístupů nabízí článek účetní software, nebo online účetní.
Předplatné ze zahraničí: tichá past
Typický freelancer s Macem platí měsíčně za několik služeb: grafické a střihové programy, cloudové úložiště, nástroje pro správu projektů, hosting, reklamu na sociálních sítích. Většinu z nich fakturují firmy sídlící mimo Českou republiku. U podnikatele zapsaného jako OSVČ to není jen otázka výdajů do daňového přiznání. Přijetí služby od zahraniční firmy může i u neplátce DPH znamenat povinnost registrovat se jako identifikovaná osoba, z nákupu přiznat českou DPH a podávat souhrnná hlášení. Rozhoduje mimo jiné to, zda služba byla pořízena na podnikatele s DIČ, nebo jako běžný spotřebitel. Účetní program tohle samo nevyhodnotí. Proto se vyplatí mít seznam všech pravidelných zahraničních předplatných a probrat ho s odborníkem alespoň jednou za rok.
Tipy pro freelancery s Macem
Ať se rozhodnete pro jakoukoli cestu, několik věcí z ekosystému Apple práci s doklady výrazně usnadní:
- Skenování v aplikaci Poznámky nebo Soubory na iPhonu vytvoří z účtenky čisté PDF během pár vteřin.
- Sdílená složka na iCloud Disku může sloužit jako schránka na doklady pro účetní, pokud jí nestačí přístup do portálu.
- Chytré složky ve Finderu a štítky pomohou třídit faktury podle měsíců nebo klientů.
- Pravidla v aplikaci Mail automaticky označí příchozí faktury od dodavatelů.
- Time Machine nebo jiná záloha chrání doklady pro případ, že MacBook selže.
Pozor jen na formát fotek. iPhone ve výchozím nastavení ukládá snímky ve formátu HEIC, který některé účetní systémy neotevřou. Pro doklady je proto lepší ukládat rovnou PDF, nebo ve fotoaparátu přepnout na kompatibilní JPEG.
Na co nezapomenout, ať vedete účetnictví jakkoli
Bez ohledu na to, zda účetnictví vede sám freelancer, nebo účetní, zůstávají některé povinnosti na podnikateli. Musí předávat úplné doklady, oddělovat soukromé a podnikatelské platby, hlídat obrat kvůli registraci k DPH a včas reagovat na dotazy. Hranice pro povinnou registraci k DPH je 2 000 000 Kč za kalendářní rok, při překročení 2 536 500 Kč vzniká povinnost okamžitě. U úspěšných freelancerů, kteří fakturují pravidelně větším klientům, se k limitu dá dostat rychleji, než by čekali.
Závěr
Mac není překážkou pro pořádné účetnictví. Webové aplikace i online účetní fungují v prohlížeči bez ohledu na operační systém. Klíčová otázka tedy nezní, jaký program na Mac, ale kolik času a rizika je freelancer ochoten nést sám. Kdo má jednoduchou agendu, zvládne ji v aplikaci. Kdo chce svůj čas věnovat klientům a ne paragrafům, ocení účetní, která ho podrží.
